Tutanak nedir ? Tutanak nasıl tutulur ?

Tutanak yazı ile kayıt altına alınması gereken bir durumu, bir olayı tespit etmek amacıyla taraflarca imzalanan yazılı bir belgedir. Diğer yazılı belgelerde olduğu gibi tutanakta da bazı yazı kuralları vardır.Bu kurallardan olmazsa olmazlarını sizin için paylaşmak istedim.

Öncelikle tutanağın üst kısmında tarih ve eğer bir durum söz konusuysa bu durumun açıklaması (Trafikde kullanılan kaza tespit tutanağı gibi )yazılmalıdır.Yok şayet durum özeti yazılmadıysa sayfa ortalayacak şekilde büyük harflerle TUTANAK veya TUTANAKTIR ibaresi yazılmalıdır.

Tutanağın içeriğinde konu ve zaman mutlaka belirtilmelidir. Örneğin işe gelmeyen bir çalışan için tutanak tutuluyorsa ".../.../2020 tarihinde mesai saati 08:00 saatinde başlaması gereken mesaisine 10:00 saatinde başlamıştır.İş bu tutanakla kayıt altına alınmıştır." gibi bir yazı ile basit bir şekilde tutulabilmektedir. Yalnız burada dikkat etmeniz gereken kısımda gereksiz bilgiden kaçınılması gerektiği gibi durum için önem arz eden bilgilerin de eksiksiz olması gerekir. Örneğin bazı durumlarda zaman, mekan ve ilgililerin bilgileri verilmesi gerekebilir.

Tutanakta unutulmaması gereken bir diğer hususta tutanakların tutanağı tutan kişi tarafından imzalanması ve tarih atılması gerekmektedir.Bu duruma ek olarak belirtmem gerekir ki tutanaklar olayın yaşandığı süre içerisinde tutulmalıdır. Yine yukarıdaki örnekten devam edersek bir kişinin işe gelmediği gün tutanak tutmayın ay sonunda şu şu günlerde işe gelmemiştir diyerek tutanak tutulamaz. Böyle bir durumda işe gelinmeyen her gün için ayrı ayrı tutanak tutmak gerekir.

Tutanaklarda da diğer resmi evraklarda olan durum geçerlidir.Tutanak tutulacak kağıt temiz bir a4 kağıdı olmalı, evrakta tahribat olmamalıdır. Buna ek olarak tutanağı yazan kişi tamamlamalı, yazının tamamı tek kalemden çıkmalıdır.Olur da yazıda düzeltme gerekirse resmi yazı prosedürü gereği düzeltilecek metin tek çizgi ile üzeri çizilerek şekilde yazının hala okunur olabilmesi sağlanarak düzeltme yapılmalıdır.

Tutanak Çeşitleri

Kolluk kuvvetlerinin tuttuğu:Yakalama tutanağı,olay yeri tespit tutanağı,suçüstü tutanağı gibi...

İşyerlerinde Tutulan: İşe gelmeme tutanağı, işyerinde haksız eylem tutanağı, iş kazası tutanağı, teslim tesellüm tutanağı gibi...

Trafikte tutulan:Kaza tespit tutanağı gibi...